Forandringspakke
Forandringspakken er udarbejdet for at hjælpe afdelingerne med at forberede sig bedst muligt på at tage de nye rammer i brug. Det er en samling af redskaber og værktøjer, der kan benyttes i det afdelingsspecifikke parathedsarbejde. Redskaberne bygger på erfaringer fra andre hospitalsflytteprojekter, uddannelsesforløb i bl.a. projekt- og procesledelse og ledelseskommunikation og kendte redskaber, der anvendes i Region Sjælland.
I nedenstående procesplan findes inspiration til, hvordan afdelingerne kan strukturere forberedelsesarbejdet – herunder hvilke aktiviteter og opmærksomhedspunkter, der er relevante i de forskellige faser af forberedelsesarbejdet, samt erfaringer og inspiration fra andre flytteprojekter. Forslaget er til inspiration og kan tilpasses afdelingens eller afsnittets specifikke behov og ønsker.
For ledere og forandringskoordinatorer – her (pdf).
Redskaberne kan også benyttes af arbejdsmiljø- og medarbejderrepræsentanter som led i det afdelingsspecifikke forandringsarbejde.
Ved ønske om sparring omkring det afdelingsspecifikke forandringsarbejde kontaktes programsekretariatet.
ADKAR-modellen bygger på fem faser (Awareness, Decision, Knowledge, Ability, Reinforcement), som alle skal igennem, for at forandringsprocessen kan blive en succes.
Modellen kan bruges som måleredskab til at tage pulsen på paratheden hos sig selv, gruppen eller den enkelte medarbejder for at blive klogere på, hvor der evt. er behov for at sætte ind.
APV-plakaterne for fysisk og psykisk arbejdsmiljø kan benyttes i forbindelse med den obligatoriske flytte-APV, som skal gennemføres senest 6 måneder efter flytningen.
Plakaterne kan også anvendes løbende til diverse problematikker af arbejdsmiljømæssig karakter, både før og efter flytningen. Med plakaterne kan man skrive den oplevede udfordring på grønne (mindre alvorlig), gule (væsentlig) eller røde (alvorlig) post-its og placere den på det relevante emne på plakaten. De kan derfor bruges til at sætte fokus på, hvor der er udfordringer, der skal adresseres.
APV-plakaterne er tidligere udleveret til alle afdelinger/afsnit. De kan dog også findes på ny her:
Obs. Du skal være på Region Sjællands netværkfor at kunne se indholdet.
Det er en god ide at arbejdsmiljørepræsentanter foretager den årlige arbejdsmiljøgennemgang i god tid inden flytningen, så proceduren er kendt.
Derudover bør gennemgangen foretages 1-2 uger efter flytningen.
Under det sidste punkt på listen, "afdelingsspecifikke temaer" kan evt. skrives nogle af de bekymringer af arbejdsmiljømæssig karakter, som er identificeret inden flytningen. På den måde kan man sikre sig, at der bliver fulgt op på disse.
Findes her – efterfølgende skal gennemgangen sendes til sikkerhedsleder (kmfe) og lægges i SafetyNet.
Obs. Du skal være på Region Sjællands netværk for at kunne se indholdet.
Driverdiagrammet kan benyttes til at identificere, hvilke primære og sekundære faktorer, der bidrager til, at vi opnår vores mål.
I forberedelsesarbejdet kan driverdiagrammet fx bruges til at brainstorme og identificere, hvad der skal til for at nå i mål med en ønsket ændring i forbindelse med indflytningen – fx øget dokumentation på enestuen. De identificerede drivere kan bruges til at opstille konkrete forandringstiltag og -aktiviteter.
Husk, at et driverdiagram er et dynamisk dokument – vi ved måske i dag, hvad vi ikke vidste i går. Måske er der behov for at præcisere eller revidere målet?
Driverdiagrammet kan laves på whiteboard, papir eller digitalt. Benyt fx denne powerpointskabelon.
Tips til udarbejdelse og anvendelse af driverdiagrammer kan findes på Dansk Selskab for Patientsikkerheds hjemmeside – nederst på siden ses også et eksempel på et udfyldt driverdiagram.
Forandringskataloget beskriver de nye forandringer, der indføres når vi tager de nye rammer i brug, samt anbefalinger fra parathedsgrupperne til afdelingens egen forberedelse.
Forandringskataloget er delt ind i en række punkter eller emner. Det kan derfor bruges som opslagsværk hvis afdelingen eller afsnittet skal til at arbejde med fx de nye enestuer, den fælles reception eller dokumentation på enestuen.
Kataloget kan bruges som tjekliste forud for indflytning – har vi været omkring alle de emner, der er relevante for afdelingen eller afsnittet?
Find Forandringskataloget her
Forbedringsmodellen er en enkel og meget anvendelig metode til at accelerere forandrings- og forbedringsprocesser. "Forbedringer" skal forstås meget bredt som ændringer i strukturer og processer, der medfører bedre kvalitet for patienten.
Modellen handler om, hvordan man opnår den kvalitet, man har sat som sit mål.
Læs mere om forbedringsmodellen hos patientsikkerhed.dk.
Brug evt. afdelingens forbedringstavle eller nedenstående materialer fra Forbedringsakademiet (Region Sjælland):
Den Fremmende Plan er god, hvis man har identificeret en problematik der påvirker arbejdsmiljøet.
Print den ud (A1) her og brug den til at finde gode løsninger og opnå forbedringer. Skriv på den eller brug post-its, som kan flyttes og udskiftes nemt.
Find Den Fremmende Plan på intranettet
Obs. Du skal have adgang til Region Sjællands Intranet for at kunne se indholdet.
IGLO'en kan bruges til at arbejde med identificerede arbejdsmiljøproblematikker. Print den som plakat her og skriv på den – et emne per side.
IGLO-metoden kan bruges til at tydeliggøre, hvad de enkelte dele af
arbejdspladsen kan bidrage med i trivselsarbejdet.
Metoden tager udgangspunkt i, at hvis det psykiske arbejdsmiljø skal udvikles og forbedres, har alle dele af organisationen en vigtig rolle at spille. Hvert niveau har sine muligheder for at støtte op om arbejdspladsens trivsel.
I kan bruge metoden til at forberede, hvordan idéer og tiltag rent praktisk skal føres ud i livet og få fordelt ansvaret.
Obs. Du skal have adgang til Region Sjællands Intranet for at kunne se indholdet.
Hvad end du er leder eller medarbejderrepræsentant vil du formentlig opleve, at du i løbet af forandringsprocessen vil blive mødt af en række spørgsmål. Nogle kan du svare på, andre vil du selv være nødt til at undersøge.
Det kan være godt at have en systematisk proces for indsamling af spørgsmål og gode idéer og formidling af svar. I forbindelse med flytning af Hørecentret på SUH havde afdelingen gode erfaringer med at indsamle spørgsmål i et excelark, som lå tilgængelig på et fælles drev, og som alle kunne skrive i. Excelskabelon til formålet kan fås ved henvendelse til programsekretariatets fællespostkasse på
fsuh@regionsjaelland.dk
Følgende overvejelser kan være gode at gøre sig på forhånd:
- Hvordan indsamler vi spørgsmål fra medarbejderne? Skal de skrive direkte i excelarket på fællesdrevet? Skal vi have en tavle eller boks til spørgsmål og en person, der er ansvarlig for løbende at skrive dem ind i det fælles ark?
- Hvordan sikrer vi, at alle medarbejdere har kendskab til muligheden for at stille spørgsmål?
- Hvordan sørger vi for at formidle svarene bredt ud til medarbejdergruppen? Er den enkelte selv ansvarlig for løbende at tjekke svar på spørgsmål? Skal arket printes og hænges op i personalerummet? Skal de hyppigste eller bedste spørgsmål bringes op på morgenmøder, i nyhedsbrev osv.?
Kommunikation er en af de vigtigste kompetencer for at nå i mål med store forandringer.
På kurset i ledelseskommunikation har ledelsesgrupper arbejdet med bl.a. kommunikationsplanlægning og kommunikationsaftaler.
Skabelon til kommunikationsplan (PowerPoint)
Syv trin til udarbejdelse af kommunikationsplanen (pdf)
Få inspiration til at udarbejde en kommunikationsaftale, der forpligter ledere og medarbejdere til at bidrage til et godt kommunikationsmiljø:
Kommunikationsaftale (pdf)
Find materiale fra kursets modul om forandringkommunikation herunder:
God milepælsplanlægning kan bruges til at sikre, at et projekt når i mål. Det kan benyttes til løbende at følge op på projektets leverancer og kan bidrage til at sikre, at alle involverede parter har kendskab til projektets forløb og de relevante deadlines, både ift. den fysiske flytning og ift. afdelingens eget parathedsarbejde.
Materiale fra undervisning i milepælsplanlægning på kursus i projekt- og procesledelse:
Obs. Du skal have adgang til Region Sjællands Intranet for at kunne se indholdet.
Mulighedsrummet kan bruges som redskab, når afdelinger ellerafsnit skal arbejde på at finde den bedste løsning gennem dialog og afprøvning ud fra de nogle rammer, som er givet.
Analyse af målgruppens behov er en forudsætning for optimal kommunikationsplanlægning. En mulig metode er at identificere de forskellige grupper af medarbejdere (fx faggrupper) – er de tilhængere, neutrale eller modstandere, og hvad motiverer og hindrer de forskellige grupper?
Skabelon findes her:
Målgruppens behov kan ændre sig undervejs. Ved du ikke, hvor dine medarbejdere eller kolleger står? Brug evt. metoden 'holdningsmåling' ved et personalemøde eller lignende til at tage temperaturen på, hvor folk befinder sig i forandringsprocessen – og hvilke bekymringer, der skal adresseres i den videre proces.
Inspiration til dialog med de forskellige målgrupper kan findes her:
Et målhierarki kan bruges til at tydeliggøre, hvad der er behov for i projektet, og hvorfor – det danner bro mellem det overordnede formål og de konkrete leverancer.
Her findes et eksempel på et projekt (Broen til Bedre Sundhed), hvor et omfattende målhierarki styrer projektets indsatser.
I forbindelse med de store forandringer, SUH står over for, kan der være behov for ekstern hjælp til at arbejde med trivsel eller arbejdsmiljø. Det er muligt at ansøge om et pakkeforløb, hvor enheden får ekstern konsulentbistand til at arbejde lokalt med udvalgte temaer. Pakkerne kan rekvireres i tre størrelser:
- Den lille pakke: ½ dags varighed
- Mellempakken: 1-1½ dages varighed
- Den store pakke: 3 dages varighed
De eksterne konsulenter bidrager til enhedens eller afdelingens arbejde med de temaer og udfordringer, pakken omfatter.
Stabens enhed for Kvalitet er i gang med at udarbejde metoder og materialer til at understøtte en patientsikker indflytning i de nye faciliteter med inspiration fra andre kvalitetsfondsbyggerier.
Patientsikkerhedsarbejdet tager i perioden 2021 – 2022 udgangspunkt i forbedringstankegangen med afprøvning af forskellige metoder til patientsikkerhedsvurdering. Metoderne vil blive afprøvet flere gange i praksis, og når Kvalitetsenheden i samarbejde med afdelingerne har identificeret hvad der virker, træffes der beslutning om, hvilke metoder der fremadrettet vil blive anbefalet at anvende.
I takt med at metoderne besluttes vil det blive tilgængelig her på siden.
Der arbejdes dels med konkrete emner, som er vurderet potentielt patientsikkerhedskritiske samt metoder og værktøjer af mere generisk karakter. Det fulde overblik er tilgængelig her.
Såfremt afdelingerne identificerer potentielt patientsikkerhedskritiske områder, er de velkommen til at kontakte hospitalets risikomanagere på ros-koe-patientsikkerhed@regionsjaelland.dk.
Ny opdatering følger i september 2021.
Proceskortlægning er et simpelt redskab til at skabe overblik og identificere muligheder for forbedring. Alle faggrupper kan inddrages i arbejdet med at udvikle og beskrive de nye arbejdsgange, og der trækkes på hele gruppens kollektive ekspertise.
Læring fra proceskortlægningsøvelsen kan bruges til at udvikle og beskrive nye arbejdsgange, der efterfølgende kan afprøves og trænes ved hjælp af fx voksdugsmetoden.
Metodebeskrivelse til simpel proceskortlægning findes herunder:
Metodebeskrivelse (pdf)
Metoden kan også bruges til at kortlægge en 'borgerrejse' for at skabe et visuelt overblik over et patientforløb og illustrere flere faggruppers bidrag til processen. Herved kan identificeres dobbeltarbejde, muligheder for forbedring osv.
Hvis afdelingen eller afsnittet vil benytte flytningen til at optimere bestemte patientforløb, kan borgerrejsen være en god idé til at kortlægge forløbet, både som det ser ud i dag og som det forventes at se ud i fremtiden.
I forbindelse med, at nye faciliteter skal tages i brug, og nye arbejdsgange skal udvikles, er det vigtigt at være opmærksom på arbejdsmiljøet. Ved allerede at bringe opmærksomhed på arbejdsmiljø ind i udviklingen af de nye arbejdsgange kan du være med til at være bedst muligt på forkant og så vidt muligt undgå risikofyldte arbejdsgange efter indflytning.
Til dette kan benyttes en risikovurdering – se vejledning her – samt nedenstående spørgsmål til overvejelse:
- Er rette værktøj, hjælpemiddel, viden, utensilie, vejledning etc. til stede?
- Er udførslen af opgaven godt tilrettelagt, så du eller andre ikke kommer til skade?
Hvis risikoen ved arbejdsgangen eller opgaven vurderes gul eller rød, undersøg da, hvad der skal til for, at risikoen bliver grøn inden de nye rammer tages i brug. Er der behov for en vejledning, en revision af arbejdsgangen, et bestemt hjælpemiddel eller lignende?
Et bærende princip for Fremtidens SUH er, at vi skal 'eje i fællesskab' for at sikre bedst mulig udnyttelse af rum og ressourcer. Det betyder, at der både i senge- og ambulatorieetager findes faciliteter, som skal deles mellem afdelinger og afsnit – bl.a. medicinrum, logistikkerne og personale- og møderum.
Derfor kan det være en fordel at mødes med den eller de afdelinger, man deler faciliteter med, så man kan blive enige om nogle fælles principper for brug af de fælles faciliteter.
Det er muligt at få hjælp fra en konsulent fra Staben til at facilitere et indledende samarbejdsmøde mellem afdelinger, der skal dele faciliteter.
Yderligere information findes her:
Tjeklisten vil kunne findes her på siden, når vi nærmer os flyttedatoen.
Tjeklisten kan printes og bruges i forbindelse med den afdelingsspecifikke træning i det nye byggeri til at sikre, at medarbejderne har prøvet de nødvendige nye systemer mv.
Listen vil have en række forhåndsdefinerede punkter, men vil kunne suppleres med afdelingens egne fokuspunkter så I sikrer jer, at alle har afprøvet de nødvendige funktioner og teknologier i de nye rammer.
Voksdugsmetoden er lavet for at understøtte afdelingernes arbejde med at lære de nye faciliteter at kende og udvikle og træne nye arbejdsgange. Nedenfor finder du de materialer, du som facilitator har brug for i forbindelse med at holde voksdugssessioner på din afdeling eller afsnit.
Tom case-skabelon (PowerPoint)
Standardcase for tryghedsvoksdug - orientering i nye rammer (PowerPoint)
Redigérbart case-eksempel (PowerPoint)
Nedenstående case-eksempler stammer fra anvendelsen af voksdugsmetoden på andre hospitaler - til inspiration.
Opdateret onsdag den 24. jan. 2024